|
 |
先進ユーザ導入事例（インタビュー記事形式） |
| この記事の内容は、2002年10月現在のものです。 |
株式会社常陽銀行
設立：1935年7月 社員数：3,924人
事業概要：東京証券取引所第１部上場の地方銀行。総資産6兆8,678億円、国内177店舗（本支店149,出張所28）、代理店5か所の拠点を持つ。
| Net-It導入部門： | システム部 |
| Net-It利用者数： | 3,862名が参照可能 |
| Net-It対象文書： | Word、Excel文書 |
|
株式会社常陽銀行 システム部
企画グループ主任調査役
山田康敬氏（左）
株式会社常陽銀行 システム部
開発運用グループ係長
鈴木雅典氏（右）
|
|
| 検討背景 |
本部から各支店などに毎日配信・回覧される「通達」の配信業務の効率化 |
 |
| Net-It導入前の問題点 |
「通達」の配信が行内便を使用した紙ベースであったため、大幅な手間とコストがかかっていた。また、伝達のスピードも遅れがちであった。 |
|
| Net-Itによるソリューション |
「通達」文書を発信文書登録DBであるNotesへ登録することで夜間に発信文書を通達用サーバへ書き出し、Net-Itがその文書を自動的にWeb用に変換。各クライアントのWebブラウザから参照・全文検索が可能に。 |
|
| Net-Itの導入メリット |
通達配信のスピードアップと配布にかかる手間とコストの削減。運用・管理を含めると試算ベースで約6,000万円ものコスト削減を実現した。 |
|
|
株式会社常陽銀行では、本部から支店、出張所といった営業拠点などに毎日配信・回覧される行内向け指示・連絡文書を「通達」として配信している。これまで「通達」の運用は、本部各部にて発信文書をWord、Excelで作成し、行内便を使って217もの拠点に紙で配布。その後、各拠点の部課内を回覧していた。しかし、通達文書は1日平均で15-16 文書にも及び、紙による拠点への配布は行内印刷、発送、用紙の大量消費と、多額のコストと手間が発生し、各拠点でも全員に情報が伝達されるまで相当な時間を要するという問題を抱えていた。そこで同行では、Net-It Central（Net-It）の導入で、本部の行員が作成した文書を通達登録すると、自動的に社内Webで公開し、各拠点のクライアントのWebブラウザから直接、参照できる仕組みを整えた。同行では、通達配布のスピードアップ、情報共有・検索の向上に加え、印刷・配布コストなどで大きなコスト削減効果を生み出している。
|
|
| 【検討背景】 | 大量文書を217拠点に配布する効率的な配信方法を検討支援 |
常陽銀行では、本部から支店、出張所といった営業拠点などに毎日回覧される行内向け指示・連絡文書、各種ニュースをWord、Excelで作成、「通達」として配信している。こうして配信される文書量は、平成12年度で3,403、平成13年度で3,776、1日平均にすると15-16文書(添付資料含む)にもなるという。そして従来は、これらの通達を行内便を使用し、217 拠点に向けて各2 〜 5 部（拠点の規模による）配布していたのである。
「以前は紙で大量の文書を配信していたことから、行内の輪転機で印刷していたので、配信の3日前には印刷に回さなければなりませんでした。また、各拠点に行内便で配布後も、拠点内で全員に回覧されて情報が伝達されるまでまる1日を要するなど、通達の前後の行程でそれぞれ情報伝達の遅れが生じるという問題を抱えていました。さらには、紙ベースであるため、配信に関わる手間とコストの問題、配信後の文書の管理、保管も大きな課題でした」と山田氏は説明する。
| 【Net-It導入前の問題点】 | Webへの公開にかかる手間が課題に |
こうした中で、行内向けの文書発信を効率化するソリューションとして同行が着目したのがWord、Excelなどで作成した文書を自動的にWeb公開し、各拠点のクライアントのWebブラウザから参照できるNet-Itだったのである。
山田氏がとりわけNet-Itに着目したのは、操作の容易性だった。
「Net-Itは作成した文書をファイルサーバに入れるだけで、自動的にWebブラウザで表示できる形に変換してくれます。しかも、見た目がオリジナル文書とほとんど変わらない点も銀行の業務にピッタリでした。確かに、WordでもHTML変換はできますが、図形や表などに修正が必要では、余計な手間が生じ、結局、スピードアップできません。文書の作成者にとってもHTML 化作業は本業ではないので、運用負荷の観点からも大きなマイナスです」と語る。
また、鈴木氏も「文書をWeb 公開用に変換することだけに限ればPDFという選択肢もありましたが、Net-It はデータ変換だけでなく、文書公開用のWebサイトを作って公開するまでを一貫して行える点が運用管理の観点から大きなメリットでした」と強調する。Net-Itはファイルサーバの共有フォルダに文書ファイルを置くだけで、同じフォルダ構造のWebサイトとして自動的に文書を公開する。つまり、各クライアントはWebブラウザさえあれば、ファイルサーバ自体の階層化フォルダにアクセスする感覚で、Webサイト上のあらゆる文書を閲覧、検索できる。さらに、公開文書が蓄積すれば各フォルダはそのままDBとなって、一元的な情報管理とともに情報の共有／活用にも貢献するわけだ。
| 【Net-Itによるソリューション】 | Notesとの併用で効率的な通達公開システムを確立 |
平成12年4月にNet-Itが導入されて以降、常陽銀行での通達文書の配信業務は、次のような行程となっている。
- 本部でWord、Excelで作成した文書を発信日の前日19時までに文書発信DBであるLotus Notesへ登録。
- 公開が許可された文書を夜間処理でNotesから通達用ファイルサーバへ自動的に書き出し。
- 書き出された文書をNet-Itで自動的にデータ変換。
- 翌朝7時に217拠点へWebで公開開始
現在、同行において通達文書の社内Webを参照できるクライアント数は、約2,400台（本部：600台、拠点：約1,800台）。このうち本部は一人一台環境が整備されてるいるが、各拠点では一台を複数人が利用しているため、ネットワークへのログイン時にIDとパスワードで参照制限をかけている。
「このように、文書管理をNotesで行い、通達の配信をNet-Itで自動化したことで、目的とした情報公開のスピードアップを実現しながら、情報の管理も一元化できる非常に効率的な通達公開システムが実現しました。また、クライアント側はWebブラウザのみを利用するため、導入に当たってもプラグインなど特別なソフトをインストールする必要も、操作を覚える必要もなくスムースに新方式への移行ができた点も大きいですね」と山田氏は語る。
| 【Net-Itの導入メリット】 | 文書配信にNotesを利用せずTCOで大きなコストメリット |
「銀行業界では、Notesを通達や事務規定集などのドキュメントの管理や配信に利用しているところが多いのです。しかし、Word、Excelなどで作成した文書ファイルを、Notes文書に添付して配布する場合や、メールに添付して配布する場合、当行の本部と拠点とを結ぶ基本回線である64K のDA回線に大きな負荷となります。また、文書を確認するためにいちいちWord、Excelを立ち上げてファイルを開いていたのではクライアントのCPUにも負荷で、他の作業の妨げにもなります。当行でドキュメント配信にNotesを使用せず、Net-Itでの公開を選択したのも、こうした点、つまり、ネットワークに負荷をかけずにスピーディに文書を閲覧できる点や、クライアントには負荷をかけずにWebブラウザのみで使える点を配慮したからです」と山田氏は強調する。
鈴木氏も続けて、「正直なところ、Notesはクライアントが増えるとシステムを不安定にしたり、ネットワークに過大な負荷をかける傾向が強くなります。当行にも2400クライアントがあり、もしNotesでドキュメント管理から配信まですべてを行おうとすれば、現在、I A サーバでまかなっている通達サーバも、UNIX の高スペックなマシンに交換しなければなりません。それではハードとソフトのコストがそれぞれ一気に跳ね上がり、運用・管理まで含めるとたぶん20倍程度になってしまうと思います」と説明する。
常陽銀行では、このように通達文書の効率的な配信を、システムの安定性とコストパフォーマンスのバランス、そして利用者側の使い勝手をも十分加味しながら実現している。そして従来、通達の配信で行っていた、本部における行内印刷と用紙、発送業務、支店における通達文書の保管作業とスペース、さらには再利用時の検索作業といった一連のコストを、Net-It の導入後とで試算したところ、約6,000 万円ものコスト削減という結果が算出されている。今後、本部内のファイルサーバに蓄積されたWord やExcelのファイルを整理し、Net-Itにより共有・検索して再利用できる仕組みを構築していくことも視野に入れているとのことだ。
（金額はオーシャンブリッジにて推計）
|
Net-It Central 無料お試し版ダウンロードは こちら
|
;)
