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・ ConceptBase Net-It 先進ユーザ導入事例(No.1)
株式会社ジャストシステム様

「Net-It CentralとConceptBaseを合わせて使うと営業部内のナレッジ共有がすごく進みます。自分たちで日々使っていて実感しています。」ジャストシステム システム営業部 澁谷幸司氏 猪内誠司氏 三谷安世氏
株式会社ジャストシステムは、Net-It Centralの販売代理店でもありエンドユーザでもある。同社 システム営業部 部長 澁谷幸司氏(写真中央右)、次長 猪内 誠司氏(写真中央)、サブリーダー 三谷 安世氏(写真右)に、代理店とユーザという二つの違った視点から見たNet-It Centralについて詳しく聞いた。(写真左は弊社社長 高山、中央左は同営業部宮崎)
株式会社ジャストシステム
もくじ
■はじめに
  1. ジャストシステム システム営業部の概要
  2. ジャストシステムはNet-It Centralを、「売って」いるし、「使って」もいる
■第一部:「Net-It Centralの販売パートナーとしてのジャストシステムに聞く」
  1. ConceptBase Net-Itとは?
  2. ConceptBase Net-Itはどれぐらい売れているのか
  3. ConceptBaseは、なぜ3100社もの法人に導入されたのか
  4. ConceptBaseはなぜ文書管理システムと連携するようになったのか
  5. 「Net-It Centralのデモをはじめて見たときにはビックリしました」
  6. ジャストシステムは、Net-It Centralのどこに「ビックリし、感動した」のか
  7. 当時の文書管理システムの大半は、なぜ重厚長大だったのか
  8. 「文書共有システム」Net-It Centralが、「連携製品の一つ」から「ジャストシステムの正式製品」に昇格した経緯
■第二部:「Net-It Centralのエンドユーザとしてのジャストシステムに聞く」
  1. ConceptBase Net-Itの使いこなしノウハウをジャストシステムに聞いてみる
  2. ジャストシステムでは、ConceptBase Net-Itをどう活用しているか
  3. ジャストシステムが考える「ConceptBase Net-Itを120%使いこなすためのコツ」とは?
  4. その他のConceptBase Net-It活用ノウハウ
  5. その他、ConceptBase Net-Itについての感想
  6. ConceptBase Net-Itの導入効果
  7. ConceptBase Net-Itはどんな会社、業種に向いているか
  8. オーシャンブリッジへの今後の期待

ジャストシステム システム営業部の概要

-- ジャストシステムのシステム営業部の概要を教えてください。

システム営業部とは、要するに「企業に向けてConceptBaseを売っている営業部隊」と解釈してください。

ConceptBaseは「日本語に強い検索エンジン」として法人ユーザの好評を得ています。2007年3月現在、製造業や官公庁を中心に3100社に導入されている、ジャストシステムの主力製品の一つです。

ジャストシステムはNet-It Centralを、「売って」いるし、「使って」もいる

-- ジャストシステムはNet-It Centralをどのように活用していますか。

ジャストシステムは、Net-It Centralの「販売パートナー」であり「エンドユーザ」でもあります。つまり、「売って」いるし、「使って」もいます。

-- では、本日は二部構成でお聞きします。第一部では「Net-It Centralを売ってみての感想」を聞き、第二部では「Net-It Centralを使ってみての感想」を聞くことにいたします。



ConceptBase Net-Itとは?
ConceptBase Net-It システム概念図

-- ジャストシステムは、自社製品ConceptBaseに、オーシャンブリッジのNet-It Centralを組み合わせて、新たな自社商品「ConceptBase Net-It」を作ったと聞きました。ConceptBase Net-Itについてご説明いただけますでしょうか。

ConceptBase Net-Itは、ConceptBaseとNet-It Centralを組み合わせてパッケージにしたナレッジ共有・検索システムです。製品コンセプトは「ConceptBaseの日本語検索力と、Net-It Centralのカンタンさや速さを組み合わせた、最強の文書共有・検索システム」です。

ConceptBase Net-Itは、「オーシャンブリッジからのOEM製品」ではなく、「ジャストシステムの自社製品」という位置付けです。ソフトウェア開発会社(メーカー)であるジャストシステムが、このように他社製品であるNet-It Centralを、自社製品ラインアップに組み込むのは異例のことです。

Net-It Centralは、ConceptBaseにとって、ナレッジマネジメントの分野における最も重要なパートナー製品です(※)。

※ ジャストシステムは、ConceptBase Net-Itの「販売元」であるという立場になります。

ConceptBase Net-Itはどれぐらい売れているのか

-- ConceptBase Net-Itはどれぐらい売れているのですか。

ConceptBase Net-Itは発売以来、松下電器産業、豊田自動織機、鹿島建設、住友生命保険、パルコなど約160社に導入されました。つまり最近4〜5年の間は、 ConceptBaseの出荷の10件に一件は、ConceptBase Net-Itとしての出荷であることになります。

ConceptBaseは、なぜ3100社もの法人に導入されたのか

-- ではこの後は、「ConceptBaseの得意な部分、不得意な部分」、「Net-It Centralは、ConceptBaseが不得意な部分を、どう補っているのか」、「世の中に文書管理システムが数ある中で、あえてNet-It Centralをパートナー製品として選んだ理由は何か」などについて質問していきたいと思います。

まず最初にConceptBase単体についてお聞きします。ConceptBaseは、現在3100社もの企業・官公庁ユーザに導入されています。なぜ、そんなによく良く売れたのでしょうか。

「製品が良かったからです」と答えると自慢話になってしまうので、「なぜお客様に受け入れられたのか」という視点からお答えしたく思います。 ConceptBaseが、発売後3年間のスタートダッシュ段階において、お客様の好評を得た理由は、次の3点であると推測します。

 1. 「自然文検索へのニーズ」
 2. 「Lotus Notes対応」
 3. 「ナレッジマネジメントという概念の普及」

第一の背景「自然文検索へのニーズ」について。ConceptBaseが発売された1997年という年は、Windows 95発売の2年後であり、企業や家庭へのパソコンの普及が急速に進んだ年でもありました。特に、企業内では「ネットワークにつないだファイルサーバ」が積極活用されるようになりました。ワープロや表計算ソフトを使って作った情報は、ファイルサーバという格納庫に収め、皆で共有する、そんな新たな習慣がオフィス内に生じたのです。

しかし、ファイルサーバという文書格納庫の中から必要な情報を「探し出す」仕組みは、まだ世の中にありませんでした。ユーザは、ファイル名だけを頼りに、文書の内容を推測してファイルを探していました。つまり、「情報はパソコンで作れる。格納・共有もネットワーク接続のファイルサーバでできる。でも、必要な情報が探せない」という状況でした。

このユーザの状況に解決策(ソリューション)を提供すべく、ジャストシステムは、ATOKで長年培った日本語解析技術を転用し、ConceptBaseという検索エンジンを発売することを決めました。 ConceptBaseの開発コンセプトは「普通の人が話すときのような自然な日本語で検索できること」でした。当時の検索エンジンのほとんどは、「AND」「OR」など、コンピュータの条件式を熟知していないと正しい検索ができず、多くの「普通のユーザ」が苦しんでいました。そうした中、 ConceptBaseの「ふだん使っている普通の日本語で検索できる(ANDやORなどコンピュータの言葉遣いを覚えなくてもいい)」という製品コンセプトは、発売と同時に多くのユーザに受け入れられました。

第二の背景「Lotus Notes対応」について。1998年〜2000年にかけて企業内でのグループウェア、特にLotus Notesの導入が進みました。当時のNotesは、情報の「蓄積」に優れていましたが、検索機能は不十分でした。複数のNotesデータベースにまたがった検索や、添付ファイルの検索などに弱みがありました。そうした状況の中、 ConceptBaseは1999年にNotes対応を果たしました。それ以後は、Notesにアドオンできる検索エンジンとして多くのNotesユーザに普及していきました。

第三の背景「ナレッジマネジメントという概念の普及」について。1999年〜2000年にかけて「企業内に蓄積されている膨大な情報を、ナレッジ(知識)として活用していこう」という、ナレッジマネジメントというコンセプトが、日本企業に広く普及していきました。これに伴い、ConceptBaseは「検索エンジン」というよりは、むしろ「ナレッジマネジメントを実現するためのツール」としてユーザに認識されるようになりました。

この頃から、ConceptBaseを他の文書管理システムと連携させる必要性を、強く感じるようになりました。

ConceptBaseはなぜ文書管理システムと連携するようになったのか

-- 「ナレッジマネジメントの概念が世の中で一般化するにつれ、ConceptBaseを文書管理システムと連携する必要が出てきた」‥。なぜですか?

当時、ConceptBaseの提案活動の中で、「文書管理」のニーズを持ったユーザが多くいらっしゃいました。ナレッジマネジメントを進める上では、「情報を探す」以前に、「情報を蓄積し、共有する」仕組みとして、文書管理の機能が必要なためです。しかしConceptBaseはあくまで「検索エンジン」であり、文書管理の機能はありません。そして、当時のジャストシステムの製品ラインナップに文書管理製品はありませんでした。

自社に製品がないのなら、外部製品と連携するしかありません。1998年〜2001年にかけて、他社の文書管理システムとの連携を強化しました。最終的に30の製品と連携しました。オーシャンブリッジのNet-It Centralも、そのうちの一つでした。

「Net-It Centralのデモをはじめて見たときにはビックリしました」
Net-It Centralにはホントにびっくりさせられました

-- Net-It Centralを連携の対象に選んだのはなぜですか。

(猪内氏):当時は「情報あるところ検索ニーズあり」を合い言葉に、あらゆる文書管理システムや文書共有システムとかたっぱしから連携していきました(※1)。当初は Net-It Centralもその「かたっぱしから」の一つにすぎず、最初の商談の時は、正直言いますと、「何の期待もせずに」出向きました。しかし、高山さん(※2)にNet-It Centralのデモを見せてもらって、本当にビックリしました。感動しました。帰り道では、「Net-It Centralと組めば絶対にお客様に喜ばれる。絶対に連携しよう」と決心していました。

※ 1 「今ふりかえると、このオープン的な発想が、ConceptBaseが成功した要因の一つであったと思います」

※ 2 オーシャンブリッジ代表高山談 「当時(1998年秋)私は、Web 関連ベンチャーのソフトウェア事業部のマネージャとして、Net-It Centralの日本市場立ち上げを担当していました。ジャストシステムとの協業は、私が日本経済新聞に掲載されたConceptBaseの全面広告を見て、同社のインフォメーションセンターに電話を掛けたのが始まりです」

ジャストシステムは、Net-It Centralのどこに「ビックリし、感動した」のか

-- Net-It Centralのどんな点に「ビックリし、感動した」のですか。

まず「ファイルサーバがWeb化でき、ブラウザでそのまま文書が見られること」にビックリし、「仕組みがシンプルで、(他の製品と比べて)あまりにも簡単に使えること」に感動しました。そして「これならお客様に説明しやすい(売りやすい!)」と確信しました。

第一の「ファイルサーバがWeb化でき、ブラウザでそのまま文書が見られること」への驚きについて。はじめてNet-It Centralのデモを見た1998年当時、私の知る限り、市販の文書管理システムで、文書をWebブラウザ上で表示できる製品は他にありませんでした(今もそうですが)。一太郎、Word、Excel、どんな文書でもWebブラウザで表示できる。アプリケーションもバージョンも関係ない。しかも重い Acrobat Reader (現Adobe Reader)が立ち上がることもない。最初に見たときは本当に驚きました。

第二の「仕組みがシンプルで、あまりにも簡単に使えること」への感動について。最初Net-It Centralでの文書登録の仕組みを見たときには、こんなに簡単で本当にいいのかと半ばあきれました。というのも、当時の文書管理システムは、文書登録の段階で、保存期間(例:何年経ったら削除)や閲覧可能メンバーを設定せねばならなかったり、立ち上げ後の運営管理に手間が掛かったり、とにかく導入も運用もややこしく面倒くさかったのです。一方、Net-It Centralはというと、ファイルサーバにファイルを放り込めば、あとの作業はNet-It Centralが全部面倒を見てくれる。これならどんなユーザでもらくらく使えます。

最後に、営業の立場としての「これならお客様に説明しやすい(売りやすい!)」という確信についてですが、Net-It Centralは、コンセプトも操作もシンプルなので、デモを見た瞬間、製品のすべてがスッと理解できました。自分がそれぐらいスッと理解できるのなら、お客様にも理解しやすいはずだ。この製品なら、簡単に説明できる(簡単に売れる)。そう確信できました。

他の文書管理システムが重厚長大だったのに対し、Net-It Centralは手軽さとシンプルさで際だっていました。

当時の文書管理システムの大半は、なぜ重厚長大だったのか

-- 当時の他の文書管理システムは、なぜ重厚長大だったのでしょうか。

おそらく当時の文書管理システムは、国立公文書館や大学図書館のアーカイブなどにおける「厳格な文書管理方式」をモデルにして作ったのだと推測します。そうした場所での文書管理においては、文書の「活用」よりも「厳密な分類・保存」の方が重要視されます。極端に言えば、「文書が厳密に分類されて保存されてさえいればいい。多少システムが使いにくくても、文書が取り出しにくくてもかまわない」というコンセプトです。

しかし、企業のナレッジマネジメントにおいては、情報は「使ってナンボ」であり、社員が活用してくれなければまったく意味はありません。分類が少々いい加減であっても良い。誰もが文書を「手軽に共有して活用」できるシステムの方が「使え」ます。

他の文書管理システムが文書の「厳密な分類・保存」に重きを置いた、ガチガチの「管理」システムであるのに対し、Net-It Centralは文書の「手軽な共有・活用」を重視している、市場でもただ一つの製品でした。「文書管理システム」ではなく、誰でも気軽に使える「文書共有システム」です。この根底の開発思想に共感しました。

こうして1999年にNet-It Centralは、ConceptBaseと組み合わせ可能な「連携ソリューション製品」の一つとして登録され、さらに2001年には、冒頭で述べたとおり、ConceptBase Net-It(※)という組み合わせパッケージの形でジャストシステムの正式製品となったのです。

※ 2001年の発売時点では「Net-It Knowledge Search」という製品名でしたが、その後2005年に製品体系と合わせてブランディングを見直し、「ConceptBase Net-It」という製品名に変更しました。

「文書共有システム」Net-It Centralが、「連携可能な製品の一つ」から「ジャストシステムの正式製品」に昇格した経緯

-- Net-It Centralがユニークな「文書共有システム」であることが分かりました。では、そのNet-It Centralが、「ConceptBaseの連携可能な製品の一つ」から「ConceptBase Net-Itという正式製品」に昇格した経緯についてお聞かせください。

ジャストシステムとしては、シンプルなNet-It Centralを高く評価していましたが、しかし、営業の現場においては、あくまで「お客様のニーズにあった形」で製品提案をしなければならないとも考えていました。その場合のパターンは以下のようになります。

 1. お客様が「厳密な文書管理」を求めているようであれば
  → ConceptBaseを重厚長大な文書管理システムとセットにして提案する。

 2. お客様が「簡単な文書共有・活用」を求めているようであれば
  → ConceptBaseとNet-It CentralをセットにしたConceptBase Net-Itを提案する。

そうして二通りのパターンをお客様のニーズに合わせて提案していきましたが、結果としては、後者の「簡単な共有・活用」を求めるお客様の方が優勢でした。

結局、「文書管理システムが欲しい」と言ってこられるお客様も、よくよくお話を聞いてみると、ほとんどが「文書を厳密に分類・保存して管理したい」のではなく、「とにかく社内に散在する文書を、手軽にみんなで共有したい、検索したい」というニーズでした。そうしたお客様にNet-It Centralを提案すると、「いろいろな文書管理システムを見たけど、うちに必要なのは、まさにこれだね」と納得していただけます。

その後、ジャストシステムへのNet-It Centralに関する問い合わせも自然に増えました。後は「Net-It Centralへの問い合わせが来る」→「営業マンが対応する」→「営業マンやSEにNet-It Centralの知識やノウハウが溜まる」→「営業マンがNet-It Centralを積極的に売りこむようになる」→「Net-It Centralがさらに売れる。さらに好評になる」→「さらに問い合わせが増える」という好循環が生じてきました。

こうしてNet-It Centralはジャストシステムの中で確固たる地位を築いていき、ついに2001年6月に「ConceptBase Net-It」というジャストシステムの正式製品となるに至ったのです。その後、ConceptBase Net-Itは、さらにお客様の好評を得て、ついには松下電器産業、豊田自動織機、鹿島建設、住友生命保険、パルコを始めとする160社以上のお客様に導入されるに至ったわけです。

以上が、Net-It CentralとConceptBaseのこれまでのストーリーです。


ConceptBase Net-Itの使いこなしノウハウをジャストシステムに聞いてみる

-- 第二部では「ConceptBase Net-Itのエンドユーザとしてのジャストシステム」にインタビューいたします。しかしながら、皆様に、ConceptBase Net-Itへの「評価」を聞くのはやめようと思います。自分が売っている製品なので、ほめるに決まっているからです。

そのかわりに皆様には「メーカーであるジャストシステムだから分かる、ConceptBase Net-Itの使いこなしノウハウ」のような話をお聞きしたいと思います。

分かりました。読者の皆様に「役に立つ話」をするよう心がけます。

ジャストシステムでは、ConceptBase Net-Itをどう活用しているか

-- 最初の質問です。まず、ジャストシステムではConceptBase Net-Itをどのように使っているかをお聞かせください。

ジャストシステムのシステム営業部(ConceptBaseの営業部隊)では、関連部門のメンバーも含めた約40名の情報共有のために、ConceptBase Net-Itを活用して「営業部門情報共有ポータル」を構築しています。

システム営業部は、東京、大阪、名古屋、福岡、徳島に分散しています。使用者の人数がいちばん多いのは東京です。なおConceptBase Net-Itのサーバ自体は大阪にあります。

ConceptBase Net-Itで共有している文書は、提案書、セミナープレゼン資料、技術文書、決裁書など「あらゆる文書」です。つまり「営業部内で発生する、メールを除くすべてのテキスト」をConceptBase Net-Itで共有しているとも言い換えられます。

営業ポータル 画面構成

2005年1月の立ち上げ当初は、Net-It Centralでは130文書しか共有されていませんでしたが、2007年11月時点では、約4,800文書が共有されています。2年10ヶ月で約37倍の情報量になり、毎月、約130ファイルが追加登録されている計算になります。

こうした情報量の増加に伴い、Net-It Centralで立ち上げた「営業部門情報共有」というイントラネットサイトを、3つのサイトに分割しました。現在では情報の種類や管理方法によって、「営業部門情報共有」、「週報・報告書共有」、「部門共通情報共有」というそれぞれのサイトを使い分けています。

営業情報ポータルコンテンツの強化

また、今では営業部だけではなく、SE部門や営業管理部門でも活用しています。自然と社内でも活用部門が広がってきています。

ジャストシステムが考える「ConceptBase Net-Itを120%使いこなすためのコツ」とは?

-- 導入当初から比べると、情報量も利用部門も、拡大してきていることが分かりました。そこでズバリお聞きします。ジャストシステムが考える「ConceptBase Net-Itを120%使いこなすコツ」は何ですか?

ズバリ、それは「フォルダ構造とファイル名を工夫すること」です。

まずファイル名。ジャストシステムでは、ConceptBase Net-Itで共有する文書のファイル名には、「そのファイルは、『いつ』、『誰が作った』、『どんな文書』で、『社外秘か、そうでないか』」などの情報をファイル名に盛り込むようにしています。

まずファイル名の例は、以下のとおりです。

 ◆ 通常資料
  「資料の種類+日付(yymmdd) +名前」
   例) CB初回説明資料071016_佐藤.ppt

 ◆ 提案書等
  「商談名(顧客名+提案内容)+日付(yymmdd) +名前」
   例)ジャスト工業・FAQ公開提案071016_佐藤.ppt

 ◆ 社外秘資料
  「(社外秘)+資料の種類+日付(yymmdd) +名前」
   例)(社外秘) CB技術資料071016_佐藤.ppt

特に重要なのが「顧客名」の情報です。営業マンが最も敏感に反応するのは「自分が担当している顧客の名前」です。「顧客の名前」が入ったファイル名は、雑多な検索結果の中からでも、営業マンの目に「飛び込んで」きます。

次にフォルダ構造。これらのファイルを、以下のように体系的に構造化したフォルダに格納します。

構造化したフォルダ

フォルダ構造は、「営業部内でのふだんの会話どおりに作る」のがコツです。 営業マンはまず「ConceptBaseの資料はありませんか」というように、「製品名」を最初に出してくることが多い。その問いに「どんな資料が欲しいのか」と聞き返すと「提案書です」とか「FAQの資料です」といった回答がかえってきます。

ということは、フォルダの第一階層は「CB(ConceptBase)製品関連」、「Net-It関連」のように「製品単位」で区切り、その下の第二階層を「提案書資料」、「セミナー資料」のように「文書種別」で体系化しておけば、営業マンが情報を探しやすくなります(※)。

ConceptBase Net-Itの力を引き出すには「フォルダ名とファイル名を工夫すること」。これが私たちの結論です。ユーザの皆様にもおすすめします。

※ 「ジャストシステムはメーカーなので、このように『製品』を第一階層にしました。しかし商社の場合は、製品単位ではなく、取引先単位で区切った方が、皆に分かりやすくなるかもしれません。とにかく『普段の会話でいちばん最初に出てくる分類を、フォルダでも第一分類にする』。これがコツです」

その他のConceptBase Net-It活用ノウハウ
ファイル命名法を体系づける。これがベストの運用ノウハウです

-- その他ConceptBase Net-Itの活用ノウハウがあればお聞かせください。

(澁谷氏):では、様々な観点から述べてみます。

1. 「ファイル名(フォルダ名)以外にはルールはない」

文書管理システムを導入するとき、有効利用しようと意気込むあまり、さまざまな運用ルールを設けるユーザがいますが、そんなことをすると、みなシステムを使わなくなります。ジャストシステムでは、ConceptBase Net-Itを運用するにあたり、「ファイル名には顧客名その他の情報を盛り込む」、「フォルダの第一階層は製品単位で区切る」という以外にルールは設けていません。

2. 「情報登録は、部下に頼らずマネージャーが自分でやるという手もアリ」

営業部の中で、情報が「最も多く」、「しかも整理された形で」、集まってくるのは誰か? マネージャーです。ということは、情報の登録担当にいちばん適しているのはマネージャーであるという考え方も可能です。

システム営業部では私が半年に一回、集まってきた資料を、一斉にConceptBase Net-Itに放りこんでいます。

3. 「文書の登録を部下に強制しても意味がない」

もちろんマネージャーの私だけでなく、一般社員も、積極的に文書登録を行っています。しかし「登録ランキング・ベスト10」とかそういう意味のない競争(強制)はしません。そんなことをすると、登録の数だけ稼ぐために、役に立たない資料も登録されてしまいますから。

4. 「フォルダ構造とファイル名を体系づけておけば新人教育がラク」

営業部に新人が入ってきたとします。その新人は、とりあえずConceptBase Net-Itで資料を検索して勉強しようとします。そんな時に、フォルダ構造とファイル名が体系立っていると、勉強がやりやすくなります。

5. 「必要に応じてカスタマイズ」

実際に使いながら、カスタマイズもしていきました。例えば、Net-It Centralのテンプレートのカスタマイズにより、フォルダアイコンをクリックすると、ファイルサーバの元文書フォルダを開くように変更しています。またフォルダ名の横に、そのフォルダ配下のファイル数も表示しています。

営業ポータル概要(フォルダアクセス)

このフォルダアイコン部分のカスタマイズにより、同じフォルダ内の必要なファイルをまとめてダウンロードすることや、既存のファイルを直接編集すること、また新しいファイルを直接登録することが可能になりました。

さらに、ConceptBaseのカスタマイズにより、指定したフォルダ内での絞り込み検索を実現しています。

営業ポータル概要(ConceptBase検索)

こうしたカスタマイズのノウハウは、お客様への提案の際にも生きています。

その他、ConceptBase Net-Itについての感想

-- その他、ConceptBase Net-Itを使ってみた上での感想などあればお聞かせください。

では、いろいろ思いつくまま述べてみます。

1. 「インストールはずいぶん簡単でした」

ConceptBase Net-Itのインストールは、私が大阪に出張に行った時に、サーバの近くにいたSEに「ちょっとお願い。空いている時間に、片手間でいいからインストールしてくれない?」と頼みました。SEは、私の頼みを面倒くさいと思ったのか、その場でインストールしてしまいました。設定は、東京から遠隔で私が行いました。それが2004年のこと。以来3年間、ConceptBase Net-Itはノートラブルで稼働しています。インストールも設定もずいぶん簡単でした。

営業部のようなせっかちな人が多い場所では、「すぐにカンタンに導入できること」は、とても重要です。重厚長大なシステムの場合は、社内の情報システム部に導入申請を出し、許可を待たねばなりませんが、営業部の願いは「ちょっと情報共有したいだけ」であり、めんどうな申請は極力避けたい。「ちょっとインストールして一回試して、良い感じで使えそうなら、使い続ける。ダメそうだったらさっさとやめる」。現場で使うナレッジ共有システムは、これぐらいの「軽い感覚」で導入したいものです。

2. 「文書がサクサク表示できることはやっぱり大事だと、あらためて感じました」

ConceptBase Net-It以前は、PPTファイルはPowerPointで、PDFファイルはAdobe Reader(Acrobat Reader)で開くほかありませんでした。ファイルをダブルクリックして、PowerPointやAdobe Readerがじわーっと起動するのを待って、それから一頁目、二頁目と見ていく。そういうことをやっていました。少々かったるい状態でした。

ConceptBase Net-Itが導入されてからは、どんなファイルでも、Net-It CentralのWebブラウザベースのビューワで見られるようになりました。これが速い。クリックすればファイルがすぐ開く。一枚、二枚、パッパとめくれる。全然イライラしない。「文書があったらとりあえず開く。見てみる。違う。ハイ次。開く。違う。ハイ次。開く。あった!コレ!」というように、情報検索が実にリズム良くできるようになりました。

Net-It CentralとPowerPointの表示速度の差は、数値に置き換えれば、それほど大きくないかもしれません。特にジャストシステムは、社内ネットワークもしっかりしていますので。しかし、体感速度は大きく違う。一度Net-It Centralを使って表示の速さを経験してしまうと、もう前のようにソフト(PowerPointやAdobe Reader(Acrobat Reader)など)を立ち上げてファイルを開くやり方には戻れません。

営業マンは基本的にみな短気で忙しいので、体感速度が速いのは非常にいいことです。このサクサク感が、現場の営業マンが自然に活用しているという結果につながっています。

3. 「単純な話、Webベースなのはよいですね」

Net-It CentralはWebベースなので、社員のPCに特別なソフトをインストールしなくても使えます。他の部門の社員が情報を見たいときにも、そのまま見てもらえます。また、既存の社内ポータルサイトともシームレスに連携でき、違和感なく使えるのもいいですね。

ConceptBase Net-Itの導入効果

-- 実際にConceptBase Net-Itを使っていて、どのような導入効果を感じていますか。

大きく言うと、下記の3つの効果があったと感じています。

1. 資料作成の効率化

他のメンバーが作成した提案書などが簡単に再活用できるようになった。

2. ノウハウ共有の促進

稟議書・決裁書も共有されているため、過去の商談案件の背景や提案内容が分かりやすいと評判に。類似した内容の商談や同じ企業への新規提案商談がスムーズに進められるようになった。

また有用な文書が共有されるようになり、社員が利便性を実感するようになったことから、社員の間に「価値の高い文書は共有しよう」という意識が出てきた。

3. 部署間情報共有の促進

他部門発信の標準資料(市場情報、ニュース等)も、営業部内で一元化して共有することにより、情報の重複を防ぎ、最新情報が分かりやすく共有されるようになった。

また営業部の作成している提案書等について、関連部署からのアクセスも増加しており、関連部署間での情報共有にも貢献している。

-- 営業推進担当の三谷さんにお聞きします。日々の業務の中で、ConceptBase Net-Itの導入メリットを感じることはありますか。

(三谷氏):ConceptBase Net-Itの導入以前は、営業のメンバーから「こんな資料ありませんか?」と良く聞かれて、資料を探してあげるために自分の仕事が中断されていました。でも今は「Net-Itを見て!」と答えて終わりです。最近では営業メンバーも、何か知りたいことがあれば、人に聞く前にまずConceptBase Net-Itのサイトを見るという習慣が付いてきています。ConceptBase Net-Itは、営業メンバーにとって、いわば「困ったときの助け船」的な存在になっています。

ただ逆に、それだけみんなが使うようになった分、本来Net-It Centralに登録されているべき情報が登録されていないと、営業メンバーから「資料が登録されてないぞ!」と指摘されてしまいます。それはそれで大変ですが(笑)。

-- 現場の営業メンバーの方は、ConceptBase Net-Itをどう評価していますか。

2年前に中途入社した営業メンバーは、以下のように言っていました。

「入社してすぐの頃は、他の人が書いた提案書がどんな内容なのかを見たいので、ConceptBase Net-Itのポータルにアップされている提案書をたくさん読みました。いろいろな人の提案書を手軽に見ることができて、参考になりました。

ConceptBase Net-Itは、お客様にシステム導入の提案に行くときにも役立っています。自分の知らない業界や未経験分野の情報を、別の人が作成した資料から流用して提案書に盛り込み、活用させてもらったりしています。自分が知らなかった分野の情報を効率的に仕入れて、提案活動で活用できるのは、営業としては助かります。」

ConceptBase Net-Itはどんな会社、業種に向いているか
情報あるところ、ナレッジの活用ニーズありです

-- ConceptBase Net-Itはどんな会社、業種に向いていると思いますか。

(三谷氏):「情報あるところ検索ニーズ、共有ニーズあり」と考えるならば、どんな会社、業種でもConceptBase Net-Itのニーズはあると思います。

そこをもうすこし突っ込んで考えるならば、ConceptBase Net-Itが向いているのは、文書管理に「厳密な保管」を重視する分野ではなく、むしろ「共有、使いこなし、鮮度、ライブ感」を求める分野でしょう。

その考え方に立つならば、営業部のような「短気でせっかちな部署」には特に向いていると思います。今回、自分たちで使ってみてよく分かりました。

オーシャンブリッジへの今後の期待

-- オーシャンブリッジへの今後の期待をお聞かせください。

今回、オーシャンブリッジと提携し、ConceptBase Net-Itという商品を作ることができました。それによりお客様のナレッジ活用に貢献し、喜ばれることができました。まずそれを嬉しく思います。そして、その製品を自分たちでも使いこなし、自分たちのナレッジ活用を推進することができて、それもまた嬉しく思います。

Net-It Centralには、今の軽快さ、簡単さ、シンプルさをさらに追究していって欲しいと思います。ジャストシステムとオーシャンブリッジは、今後も良きパートナーとして、新しいソリューションの開発や、共同セミナーでのノウハウ提供等を通じ、日本の企業のナレッジ活用に貢献していきましょう!

お忙しい中、有り難うございました。
※ ジャストシステム(ConceptBase Net-It)のWebサイト
※ 取材日時 2008年1月
※ 取材制作:カスタマワイズ


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